Die Digitalisierung hält Einzug in die Sportvereine. Der BLSV klärt auf, was Vereine jetzt beachten müssen.
Der Weg der E‑Rechnung war lang und er geht noch weiter. Doch 2025 stellt eine ganz klare Zäsur dar: Alle umsatzgenerierenden Unternehmen in Deutschland – dazu zählen auch Vereine (als Umsatz zählt z.B. der Mitgliedsbeitrag) – sind ab dem 01.01.2025 verpflichtet E‑Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Wie funktioniert das?
E‑Rechnungen sind, anders als man vermuten könnte, nicht einfach Rechnungen, die z.B. über einen elektronischen Kanal wie E‑Mail eingehen. E‑Rechnungen sind komplexer.
E‑Rechnung erlaubt kein Papier mehr
Rechnungen erreichen ihre Adressaten derzeit zumeist in Papierform. Onlinebestellungen werden in der Regel über elektronische Medien abgewickelt und die Rechnungen im Format .pdf, .docx, oder auch .xclx erstellt. All diese und auch weitere analoge und digitale Formate sind im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU jedoch keine E‑Rechnung, da sie nicht maschinenlesbar sind.
E‑Rechnung vs. PDF
Was ist der Unterschied? – E‑Rechnungen sind fest codierte Datenpakete. Der Code ist nach Maßgaben der EU-Richtlinie vorgegeben. Dieser Code ist in seiner Reinform von Menschen in der Regel nicht lesbar und dient der rein maschinenbasierten Bearbeitung. Somit benötigt es auf Rechnungsempfängerseite eine Software, die diesen Code versteht und ihn bearbeitet.
Vorteile der E‑Rechnung
E‑Rechnungen können von der Erstellung über den Rechnungseingang und die Überweisung bis zur finalen Ablage ohne Medienbruch durchgearbeitet werden. Ausdrucken, scannen, umformatieren oder manuelle Werteübertragung sind damit hinfällig. Für alle Beteiligten stellt dieser komplett digitalisierte Prozess eine Beschleunigung und Vereinfachung der betriebsinternen Prozesse dar.
Der BLSV unterstützt seine Sportvereine
Ab 2025 ist es für alle Umsatz generierenden Unternehmen, und damit auch für alle Sportvereine in Bayern, notwendig, solche E‑Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Der Bayerische Landes-Sportverband e.V. (BLSV) gibt in seinen FAQ’s eine Hilfestellung, wie Vereine am besten vorgehen können.
Auch das BLSV Service-Center steht für Fragen rund um die Einführung der E‑Rechnung bereit (service@blsv.de oder 089 / 15 702–400). Auf lange Sicht ist die Entwicklung der E‑Rechnung noch nicht zu Ende. Spätestens ab 2028 sollen alle B2B Unternehmen in Deutschland dann auch verpflichtet sein, E‑Rechnungen selbst erstellen zu können. So lange haben die Unternehmen noch Zeit sich erst einmal mit dem E‑Rechnungsempfang auseinander zu setzen.